Eskiden Çin'de düzenlenen bir belgenin Türkiye'de kullanılabilmesi için genellikle çok aşamalı bir süreç gerekirdi: noter işlemi, Çin Dışişleri Bakanlığı tasdiki ve ardından Türkiye'nin Çin'deki temsilciliklerinde konsolosluk tasdiki. Bu yol zaman alıyor, şirketler tek bir vekâletname ya da işletme lisansı yüzünden projelerini erteleyebiliyordu. Kasım 2023'te Çin'in Lahey Apostil Sözleşmesi'ne taraf olarak uygulamaya başlamasıyla tablo kökten değişti: artık Çin belgeleri apostil şerhiyle Türkiye gibi taraf ülkelerde doğrudan kullanılabiliyor. Bu yazı, Çin belgelerinin Türkiye'de kullanımı için pratik bir apostil rehberidir. Hangi belgelerin önce noterden geçmesi gerektiğini, Çin'de apostil şerhini hangi makamların verdiğini, belge Türkiye'ye ulaştıktan sonra yeminli tercüme ve noter onayının nasıl yapıldığını, en sık karşılaşılan belge türlerini ve dikkat edilmesi gereken noktaları öğreneceksiniz. Yeni İpekyolu olarak bu süreci her gün Çinli şirketler ve bireyler için yönetiyoruz; yazının sonunda size nasıl destek olduğumuzu da anlatıyoruz.
Çin'in Apostil Sözleşmesi'ne katılımı Çin belgeleri için ne anlama geliyor?
Apostil Sözleşmesi'nin özü, uzun konsolosluk tasdiki zincirini tek tip bir “apostil şerhi” ile değiştirmektir. Çin Halk Cumhuriyeti anakarası sözleşmeyi Kasım 2023'ten itibaren uygulamaya başladı; Türkiye de sözleşmeye taraf olduğundan, Çin'de düzenlenen resmî belgeler apostil şerhi aldıktan sonra genellikle doğrudan Türkiye'de kullanılabilir hâle geldi. Böylece Türkiye'nin Çin'deki büyükelçilik ve başkonsolosluklarında ayrıca tasdik yaptırma ihtiyacı büyük ölçüde ortadan kalktı. Türkiye'de şirket kuran, ikamet izni alan veya hukuki işlem yürüten Çinli şirketler ve bireyler için bu, çok daha sade ve öngörülebilir bir süreç demektir.
Burada bir noktayı belirtmek gerekir: Hong Kong ve Makao Özel İdari Bölgeleri Apostil Sözleşmesi'ni çok daha önceden beri uygulamaktadır ve bu bölgelerde düzenlenen belgelere kendi yetkili makamları apostil verir. Bu yazıda esas olarak Çin anakarasında düzenlenen belgeleri ele alıyoruz. Ayrıca unutulmamalıdır ki apostil yalnızca imza ve mührün gerçekliğini tasdik eder; belgenin içeriğini Türkçeye aktarmaz. Bu nedenle belge Türkiye'ye ulaştıktan sonra Türk kurumlarının inceleyebilmesi için mutlaka Türkçeye çevrilmeli ve çoğu durumda noter onayından geçmelidir.
Birinci adım: Hangi Çin belgeleri önce noterden geçmeli?
Apostil şerhi “resmî belgeler” için verilir. Çin'de doğrudan devlet kurumlarınca düzenlenen bazı belgeler için apostil başvurusu doğrudan yapılabilir. Buna karşılık vekâletname, beyan, yönetim kurulu kararı, diploma fotokopisi gibi özel nitelikli belgeler veya kurumca doğrudan düzenlenmemiş belgeler için genellikle önce Çin'deki bir noterlikte 「公证处」 işlem yapılır; belge noter belgesine 「公证书」 dönüştürülür ve apostil bu noter belgesi üzerine alınır. Hangi belgelerin doğrudan apostil alabileceği Çin'deki yetkili makamların güncel uygulamasına göre belirlenir; başvuru öncesinde bunu sizin için teyit ediyoruz.
Türkiye'deki kullanım ihtiyacı daha noter aşamasında dikkate alınmalıdır. Örneğin vekâletnamede yetkinin kapsamı, Türkiye'de yapılacak işlemleri açıkça sayacak şekilde yazılmalıdır: şirket kuruluşu, banka hesabı açılması, vergi dairesi işlemleri gibi. Şirket belgelerinde ise şirket unvanı ve kanuni temsilcinin adı pasaport ve işletme lisansıyla birebir uyumlu olmalıdır. Yeni İpekyolu olarak Çin'de noter işlemine başlamadan önce Türkiye tarafındaki beklentileri bir kontrol listesi hâlinde sunuyoruz. Böylece belge Türkiye'ye geldiğinde içeriğinin ihtiyaca uymadığı fark edilip süreç baştan başlamak zorunda kalmaz.
İkinci adım: Çin'de apostil şerhi nereden alınır?
Çin anakarasında apostil şerhi, Çin Dışişleri Bakanlığı Konsolosluk İşleri Dairesi ile Dışişleri Bakanlığı'nın yetkilendirdiği yerel dış işleri ofisleri tarafından verilir. Başvuru sahibi genellikle belgenin düzenlendiği veya noter işleminin yapıldığı bölgeye göre ilgili makamı seçer; bazı bölgelerde çevrim içi randevu veya aracı kurum üzerinden başvuru imkânı da bulunur. Apostil şerhi genellikle belgeye eklenir, bir numara taşır ve resmî kanallar üzerinden çevrim içi doğrulanabilir. Başvuru kapsamı, gerekli evrak ve işlem yöntemi yetkili makamın güncel düzenlemesine göre belirlenir.
Türkiye'de bulunan ve Çin'e gitmesi pratik olmayan müşterilerimiz, noter ve apostil işlemlerini Çin'deki yakınları veya profesyonel bir kurum aracılığıyla yaptırabilir. Bu durumda Çin'de verilecek vekâletin ve belge listesinin doğru hazırlanması çok önemlidir. Yeni İpekyolu olarak Çin'deki iş ortaklarımızla koordineli çalışıyor, belge gerekliliklerini netleştiriyor, işlem takvimini takip ediyor ve belge Türkiye'ye ulaştığı anda tercüme ve noter onayını hemen başlatıyoruz. Böylece iki ülke arasındaki süreç tek bir akış hâlinde, kesintisiz ilerliyor ve siz yalnızca sonuçla ilgileniyorsunuz.
Üçüncü adım: Türkiye'de yeminli tercüme ve noter onayı
Apostil şerhli belge Türkiye'ye ulaştıktan sonraki adım, belgenin Çince–Türkçe yeminli tercüman tarafından eksiksiz biçimde Türkçeye çevrilmesidir. Bu çeviri; noter belgesinin metnini, mühürleri, imza açıklamalarını ve apostil şerhinin kendisini de kapsamalıdır. Tercüman çeviriyi imzaladıktan sonra noter, tercüman imzasını onaylar. Bu işlemin ardından “belge aslı + apostil + noter onaylı Türkçe tercüme” setinden oluşan dosya genellikle ticaret sicil müdürlüklerine, vergi dairelerine, Göç İdaresine, bankalara veya mahkemelere sunulmaya hazır hâle gelir. Çin belgelerinin Türkiye'de kullanımı için en sık izlenen yol budur.
Bazı kurumlar çevirinin formatı veya eklenecek belgeler konusunda ek beklentilere sahip olabilir: örneğin çevirinin arkasına belge aslının fotokopisinin eklenmesini ya da bazı belgelerin belirli bir tarih aralığında düzenlenmiş olmasını isteyebilirler. Adli sicil kaydı gibi belgelerde güncellik beklentisi özellikle önemlidir. Bu ayrıntılar kuruma ve kullanım amacına göre değişir ve zaman içinde güncellenebilir. Yeni İpekyolu olarak tercümeye başlamadan önce başvurunun yapılacağı kurumun güncel kuralını sizin için teyit ediyor, dosyanızın ilk seferde kabul edilmesini hedefliyoruz.
Türkiye'de en sık kullanılan Çin belgeleri ve apostil ihtiyacı
Aşağıda Çinli şirketlerin ve bireylerin Türkiye'de en sık kullandığı belgeleri ve tipik kullanım alanlarını bulabilirsiniz. Her belgenin noter yolu, apostil ihtiyacı ve Türkiye'deki kullanım amacı farklıdır. Örneğin bir şirket belgesi ticaret sicilinde, bir doğum belgesi ise Göç İdaresi veya nüfus müdürlüğü işlemlerinde kullanılır. Bu nedenle tüm belgeleri tek seferde, aynı plan içinde hazırlamak hem zaman hem de kargo masrafı açısından büyük avantaj sağlar. Listeyi kendi işleminize göre değerlendirdikten sonra hangi belgelerin gerektiğini birlikte netleştirebiliriz.
- İşletme lisansı ve esas sözleşme: Türkiye'de şirket, şube veya irtibat bürosu kuruluşu için
- Genel kurul veya yönetim kurulu kararı: Türk şirketine müdür atanması ve sermaye kararları için
- Vekâletname: Türkiye'deki temsilcinin şirket kuruluşu, banka ve vergi işlemlerini yürütmesi için
- Diploma ve derece belgeleri: Çalışma izni ve denklik başvuruları için
- Doğum ve evlilik belgeleri: Aile ikamet izni ve çocukların okul kaydı için
- Adli sicil kaydı (sabıka kaydı): Bazı ikamet, çalışma ve diğer başvurular için
Çin belgeleri için apostil sürecinde dikkat edilecek noktalar
Birincisi, belgenin düzenlenme tarihine ve geçerliliğine dikkat edin. Bazı Türk kurumları, özellikle adli sicil kaydı ve şirket faaliyet belgesi gibi belgelerde düzenlenme tarihine önem verir; bu nedenle bu belgeleri çok erken hazırlatmamak gerekir. İkincisi, isim ve şirket unvanı yazımını tutarlı tutun: Çince isimlerin Latin harfli yazımı pasaporttakiyle birebir aynı olmalıdır. Üçüncüsü, belgenin bütünlüğünü koruyun. Çok sayfalı belgelerin bağlantısı sökülmemeli, apostil şerhi ana belgeden ayrılmamalıdır; aksi hâlde tasdikin geçerliliği sorgulanabilir ve işlem yenilenmek zorunda kalabilir.
Dördüncüsü, Türkiye'deki kullanıcı kurumun ek bir adım isteyip istemediğini önceden öğrenin. Çoğu durumda apostil ile noter onaylı Türkçe tercüme yeterli olur; ancak bazı kurumların özel beklentileri olabilir. Beşincisi, belge asıllarını Türkiye'ye göndermeden önce tüm sayfaların yüksek çözünürlüklü taramasını alın. Bu tarama sayesinde tercümanımız belge yoldayken çeviriye başlayabilir, asıl belge ulaştığında yalnızca karşılaştırma ve noter onayı kalır. Bu yöntem toplam süreyi kısaltır ve olası bir kargo gecikmesinin projeyi durdurmasını önler. Asılları da mutlaka takip numaralı ve güvenilir bir kargo ile gönderin.
Çin belgelerinin Türkiye'de kullanımında Yeni İpekyolu desteği
Yeni İpekyolu olarak Çinli şirketler ve bireyler için Çin'deki noter ve apostil işlemlerinden Türkiye'deki yeminli tercüme ve noter onayına kadar tüm süreci tek elden koordine ediyoruz. İşe başlamadan önce Türkiye'deki ilgili kurumun güncel kuralını teyit ediyor, Çin tarafında hazırlanacak belgelerin listesini çıkarıyor ve belge Türkiye'ye ulaştığında Çince–Türkçe tercüme ile noter onayını hızla tamamlıyoruz. Farklı kurumlarla ayrı ayrı görüşmenize gerek kalmıyor, adımların sırasının karışması gibi bir endişe de taşımıyorsunuz. Tüm süreç boyunca tek bir iletişim noktanız oluyor.
Belgeleriniz şirket kuruluşu, ikamet izni veya çalışma izni başvurusunda kullanılacaksa ekibimiz bu sonraki başvurularda da yanınızda olabilir; böylece tüm proje tek bir planla, eksiksiz şekilde tamamlanır. Çin belgelerinin Türkiye'de kullanımı konusunda aklınıza takılan her soru için bize ulaşabilirsiniz. Belge türünüzü ve kullanım amacınızı paylaşın; Yeni İpekyolu ekibi sizin için en hızlı ve en güvenli işlem rotasını hemen çıkarsın. Doğru planla, belgeleriniz Türkiye'de ilk seferde kabul görecek şekilde hazırlanır. İlk görüşmede belge listenizi birlikte çıkarıyor, tüm adımları tek bir takvimde sunuyoruz.
Sık sorulan sorular
Çin belgeleri için hâlâ Türk konsolosluğu tasdiki gerekir mi?
Çin'in Apostil Sözleşmesi'ni uygulamaya başlamasından bu yana, Çin anakarasında düzenlenen resmî belgeler genellikle apostil şerhiyle Türkiye'de kullanılabilir; konsolosluk tasdiki çoğu durumda gerekmez. Özel durumlar için güncel kuralı teyit ediyoruz.
Çin belgesi için apostil Türkiye'de alınabilir mi?
Hayır. Apostil, belgenin düzenlendiği ülkenin yetkili makamı tarafından verilir; Çin belgeleri için apostil Çin'de alınmalıdır. Türkiye'de yapılan adımlar ise yeminli tercüme ve noter onayıdır.
Apostil şerhinin kendisi de tercüme edilmeli mi?
Evet. Türk kurumları genellikle eksiksiz çeviri bekler; noter belgesi metni, mühür içerikleri ve apostil şerhi birlikte çevrilir. Tüm bu bölümleri tek bir noter onaylı tercüme içinde hazırlıyoruz.
Türkiye'deyken Çin'e gitmeden noter ve apostil işlemi yaptırabilir miyim?
Birçok durumda Çin'deki yakınlarınız veya profesyonel bir kurum aracılığıyla işlem yaptırmak mümkündür. Yeni İpekyolu gereklilikleri netleştirir ve Çin'deki iş ortaklarıyla süreci koordine eder.
Hong Kong ve Makao belgeleri için süreç aynı mı?
Hong Kong ve Makao sözleşmeyi uzun süredir uygular; ancak apostil kendi yetkili makamlarınca verilir. Belge Türkiye'ye geldikten sonraki tercüme ve noter onayı adımları ise temelde aynıdır.