Fuar, festival ve kültür etkinliği organizasyonu
Çin ile Türkiye arasında fuar, film festivali ve kültür etkinliği: katılım planı, konuk ağırlama ve organizatör koordinasyonu
Türkiye'deki ihtisas fuarlarına katılan veya Çin ile Türkiye arasında film festivali ve kültür etkinliği düzenleyen kurumlar aynı anda organizatör, katılımcılar, konuklar, basın ve iki dille muhatap olur. Yeni İpekyolu katılım planını, stant görüşmelerini, konuk ağırlamayı, basınla iletişimi ve organizatörle koordinasyonu üstlenir; tercüme ve iki dilli materyaller bunu tamamlar. Bir savunma sanayii fuarına katılımda destek verdik ve bir Hong Kong–Çin–Türkiye film festivalinin organizasyonunda yer aldık.
Fuar, festival, kültür etkinliği: iki ülkenin temposunu buluşturmak
Kazancı stant büyüklüğü değil, fuar öncesi randevular belirler
Türkiye'deki bir fuara ilk kez katılan pek çok Çinli şirket bütçe ve enerjisinin çoğunu stant kurulumuna ayırır, ama görüşmek istediği müşterilerle önceden randevu almaz. Fuar boyunca ziyaretçi çoktur; ancak gerçekten satın alma niyeti olanlar çoğu zaman fuardan önce temas kurulmuş olanlardır. Bizim odağımız fuar öncesinde ürününüze göre hedef firma ve kurumları belirlemek, görüşme davetleri göndermek ve fuar günlerinin takvimini hazırlamaktır.
Savunma sanayii gibi uzmanlık gerektiren fuarlarda ziyaretçi yetkisi, ürün sergileme ve doküman dağıtımına ilişkin özel kurallar olabilir; bazı alanlarda fotoğraf çekimi kısıtlanır. Bu fuarlarda katılım işlemleri ve güvenlik şartları genellikle organizatörle önceden teyit edilmeli, organizatörün güncel kuralları esas alınmalıdır. Organizatör şartlarını derlemenize ve gerekli belgeleri zamanında sunmanıza yardımcı oluruz.
Film festivali ve kültür etkinliği: üç ortaklı yapıda kararı kim verir?
Çin-Türkiye film festivalleri veya kültür etkinlikleri çoğu zaman birden fazla ortak tarafından düzenlenir: Çinli kurum, Türk kurum ve bazen Hong Kong ya da başka bir bölgeden bir ortak. Her tarafın film seçkisi, konuklar, tanıtım dili ve bütçe konusunda kendi fikri vardır; net bir karar mekanizması yoksa hazırlık sürekli başa döner. Baştan itibaren görev dağılımını, onay verecek kişileri ve son tarihleri yazılı olarak belirlemeyi öneririz; tek koordinasyon noktası olarak tüm görüşleri tek bir sürümde toplarız.
Film festivallerinde altyazılar, gösterim formatları, telif izinleri ve salonların teknik kontrolü de vardır. Hak sahibinin izni ve gösterim izinleri, hak sahibi ve organizatör tarafından ilgili kurallara göre yürütülmelidir; iletişim koordinasyonu ile altyazı ve materyal tercümesi bizim işimizdir. Konukların karşılanması, oteli, kırmızı halı ve gösterim sonrası söyleşiler gösterim programıyla sıkı biçimde uyumlanmalıdır.
Türk basınına gidecek materyaller en az bir hafta önce hazır olmalı
Türk medyası fuar ve kültür etkinliklerini haberleştirmek için genellikle Türkçe basın bülteni, yüksek çözünürlüklü görseller ve irtibat bilgisini önceden ister. Yalnızca Çince veya İngilizce materyal varsa haber çıkma ihtimali belirgin şekilde düşer. Türkçe basın bülteni ve basın davetlerini hazırlar, röportaj saatlerini ayarlar, etkinlik günü basın kaydını ve röportaj tercümanlığını organize ederiz.
Çin'e yönelik tanıtımda durum tersidir: Çince metinler, WeChat resmi hesapları ve kısa video platformlarına uygun içerik ile Çin tarafının tanıtım diline uygun ifadeler gerekir. İki tanıtım temposu farklıdır; ikisini tek bir takvimde ayrı ayrı planlarız, böylece bir tarafta yayın yapılırken diğer tarafta hâlâ onay beklenmez.
Türkiye'de fuara katılan veya festival yapan taraflar
Türkiye'deki ihtisas fuarlarına katılan Çinli şirketler
Fuarda gerçek alıcılar ve ortaklarla buluşmak isteyen şirketler. Fuar öncesinde hedef firmaları belirler ve randevu alırız. Fuar boyunca koordinasyon ve stant tercümanlığı sağlarız.
Savunma, enerji gibi uzmanlık alanlarındaki katılımcılar
Bu fuarlarda katılım işlemleri, ziyaretçi yetkisi ve doküman dağıtımına ilişkin özel kurallar olabilir. Organizatör şartlarını derler, belgelerin zamanında sunulmasına yardım ederiz. Kesin kuralları organizatör belirler.
Film festivali ve sinema buluşması düzenleyenler
Çin-Türkiye veya çok ortaklı film festivalleri, gösterim haftaları ve sinema forumları. Ortaklar arası koordinasyonu, konuk ağırlamayı ve basın düzenini üstleniriz. Altyazı ve materyal tercümesi paralel yürütülebilir.
Kültür, sanat ve eğitim buluşmaları
Sergi, gösteri, kültür haftası veya üniversite buluşmaları. Mekân, konuk ve iki dilli akışı koordine ederiz. İki ülkenin izleyicisine yönelik tanıtım ayrı ayrı planlanabilir.
Plan, randevu, koordinasyon, ağırlama, basın, dil
Katılım planlaması
Hedefinize uygun fuar veya etkinlik biçimini seçeriz. Organizatörün başvuru, kurulum ve belge şartlarını derleriz. Başvurudan fuar günlerine kadar bir takvim hazırlarız.
Fuar öncesi randevular
Hedef firma ve kurumları belirler, Türkçe davet göndeririz. Yanıtları takip eder, fuar takvimini düzenleriz. Görüşülecek tarafların özeti size önceden iletilir.
Organizatörle koordinasyon
Sizinle organizatör arasında iletişim noktası olur; başvuru, stant, teknik ve güvenlik konularını yürütürüz. Çok ortaklı etkinliklerde görüşleri tek sürümde toplarız. Önemli konular yazılı olarak teyit edilir.
Konuk ağırlama
Konukların karşılanması, oteli ve programı düzenlenir. Film festivali konuklarının kırmızı halı ve söyleşileri gösterim programına göre planlanır. Önemli konukların sürekli bir Çince irtibat kişisi olur.
Basınla iletişim
Türkçe basın bülteni ve davetler hazırlanır, röportajlar ayarlanır. Çin'e yönelik Çince tanıtım içerikleri ayrıca hazırlanır. Etkinlik günü basın kaydı ve röportaj tercümanlığı sağlanır.
Tercüme ve iki dilli materyaller
Stant, forum ve görüşmelerde Çince-Türkçe tercüman sağlanır. Ürün dokümanları, panolar ve broşürler Türkçeye çevrilebilir. Film altyazıları ve etkinlik kitapçıkları da çevrilebilir.
Hizmet özeti ve gerekenler
| Etkinlik türleri | İhtisas fuarı · film festivali · kültür etkinliği |
|---|---|
| Muhataplar | Organizatör · konuk · basın · alıcı |
| Çalışma dilleri | Çince ⇄ Türkçe / İngilizce |
| Hizmet dili | Çince · Türkçe · İngilizce |
| Hizmet şehirleri | Ağırlıklı İstanbul; Ankara, İzmir ve diğer şehirler |
Kesin fiyat ve süre belge ve proje kapsamına göre belirlenir; 2 saat içinde net teklif sunarız.
Sizden istenenler
- Hedef fuar veya etkinliğin adı, tarihi ve şehri
- Ürün veya etkinlik tanıtımı ve ulaşılmak istenen taraflar
- Katılımcı ve konuk listesi (pasaporttaki isimler)
- Çok ortaklı etkinliklerde: görev dağılımı ve onay verecek kişiler
Fuar seçiminden fuar sonrası takibe
- 1
Hedef ve biçim
Katılım veya etkinlik hedefi netleşir. Uygun fuar, etkinlik biçimi ve tarih seçilir. Tarafların rolleri ve karar vericiler belirlenir.
- 2
Başvuru ve hazırlık
Organizatör şartlarına göre başvuru ve belgeler tamamlanır. İki dilli materyaller ve tanıtım planı hazırlanır. Görüşme tarafları ve konuklar davet edilmeye başlanır.
- 3
Son teyitler
Görüşme takvimi, konuk programları ve basın düzeni teyit edilir. Teknik ve güvenlik konuları organizatörle kontrol edilir. Ekibe son program gönderilir.
- 4
Sahada uygulama
Koordinatör görüşmeleri, konukları ve basını sahada yönetir. Tercümanlar plana göre görev alır. Değişiklikler hemen organizatörle paylaşılır.
- 5
Sonrası ve takip
Görüşme notları ve potansiyel müşteri listesi hazırlanır. Takip e-postalarına destek verilir. Basın yansımaları ve etkinlik fotoğrafları derlenir.
Sık sorulan sorular
Bize uygun Türk fuarını bulmamıza yardım edebilir misiniz?
Evet. Sektörünüze ve hedefinize göre ilgili fuarların konumunu, katılımcı ve ziyaretçi profilini anlatırız. Katılım kararı size aittir. Fuar tarihleri ve başvuru şartları için organizatörün duyuruları esas alınır.
Fuar öncesi randevu alıcıyla görüşmeyi garanti eder mi?
Garanti etmez. Bizim yaptığımız ürününüzle ilgili firmaları belirlemek, profesyonel bir davet göndermek ve takip etmektir. Görüşmeye gelip gelmemek ve satın alma kararı karşı tarafa aittir. Fuar öncesi randevular genellikle fuar günlerindeki görüşmelerin kalitesini belirgin şekilde artırır.
Stant kurulumunu siz mi yapıyorsunuz?
Stant tasarımı ve kurulumu genellikle organizatörün belirlediği veya onayladığı firmalar tarafından yapılır. Kurulum firmasıyla ihtiyaçlarınızı konuşmanıza, çizim ve takvimi kontrol etmenize yardımcı olabiliriz. Basılı materyal ve panolar için baskı ve prodüksiyon hizmetimize bakabilirsiniz.
Savunma sanayii fuarlarında nelere dikkat etmek gerekir?
Bu fuarlarda katılım yetkisi, ürün sergileme, doküman dağıtımı ve fotoğraf konusunda genellikle daha sıkı kurallar vardır; bazı etkinlikler ziyaretçilerin önceden kaydını ister. Organizatör şartlarını erkenden öğrenin; organizatörün ve ilgili kurumların kuralları esas alınır. İhracat kontrolü gibi hukuki konular için uzman avukata danışılmalıdır.
Film festivalindeki telif konularını kim yürütür?
Filmlerin gösterim izni hak sahibi ve organizatör tarafından ilgili kurallara göre yürütülmelidir. Biz taraflar arasındaki iletişimi koordine eder, altyazı ve materyalleri çeviririz. Sözleşme hükümleri söz konusuysa avukat incelemesi önerilir.
Hem Çin'de hem Türkiye'de tanıtım yapmak istiyoruz, mümkün mü?
Evet. Türk medyası Türkçe bülten ve görsel ister, Çin platformları Çince metin ve sosyal medyaya uygun içerik ister. İki tarafın yayın temposunu tek takvimde ayrı ayrı planlarız. Sosyal medya yönetimi için pazarlama hizmetlerimizle birlikte çalışılabilir.
Çok ortaklı etkinlikte siz hangi tarafı temsil edersiniz?
Bizi görevlendiren tarafı temsil eder, aynı zamanda taraflar arasında koordinasyon noktası oluruz. Yanlış anlaşılmayı önlemek için rolümüzü, görev dağılımını ve onay verecek kişileri baştan yazılı belirlemenizi öneririz. Tüm önemli kararlar yazılı olarak teyit edilir.
Bunlara da ihtiyacınız olabilir
Türkiye'deki ihtiyacınızı anlatın
Çince danışmanımız ücretsiz değerlendirip net fiyat ve süre bildirir.
